Planificación de recursos empresariales es clave en medio de fuerte crecimiento del mercado

Ruprecht, fabricante de proteínas cocidas al vacío, integra sistema ERP diseñado para el procesamiento de alimentos para construir su base de Industria 4.0, ayudando a que operaciones se alineen mejor con asuntos financieros y obtengan información.

Fundada en 1860 en el corazón del distrito de empacadoras de carne de la ciudad, Ruprecht es el procesador de carne de res en funcionamiento más antiguo del área de Chicago, Estados Unidos. Pero sus tecnologías de fabricación son todo menos obsoletas: la empresa está utilizando innovaciones digitales para optimizar su crecimiento.

Ruprecht.com proporciona proteínas crudas y completamente cocidas para restaurantes, servicios de alimentos, tiendas de clubes y tiendas minoristas. Ha estado creciendo rápidamente durante los últimos 10 años con inversiones en I + D y un enfoque ampliado en productos de proteína al vacío. Desde su compra en 2014 por un fondo de capital privado, la compañía se ha posicionado para el crecimiento y la escalabilidad. El director financiero Frank Patton ha sido fundamental en ese crecimiento desde que se unió a Ruprecht, ayudando a la empresa a alcanzar sus objetivos a través de las innovaciones de la Industria 4.0. La clave para eso han sido sus esfuerzos por integrar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de Syspro.

Antes de que un fabricante pueda digitalizar, necesita una base digital sólida sobre la cual construir. Cuando Patton llegó en 2018, Ruprecht administraba sus finanzas con QuickBooks y un sistema ERP de cosecha propia, ninguno de los cuales estaba integrado con otros sistemas de la empresa.

Es la misma historia que se ha contado una y otra vez sobre las empresas familiares multigeneracionales, sostiene Patton. Las inversiones en tecnología no suelen ser lo más importante. “En Ruprecht, se hicieron algunas inversiones bastante decentes. Cuando entré por la puerta, me impresionó bastante ver que en realidad tenían un almacén de datos y tenían algunas capacidades de BI [inteligencia empresarial]”, dice. “Pero lo que realmente le faltaba era una columna vertebral que tuviera algún sentido para el futuro previsible. Estábamos operando en un paquete ERP de cosecha propia que esencialmente evolucionó a partir del lápiz y el papel ".

Ese sistema fue diseñado para eliminar parte de la carga del equipo de operaciones, pero carecía de muchas de las capacidades financieras que Patton considera esenciales para las operaciones de fabricación, como la lista de materiales, las capacidades de cálculo de costos estándar, la programación de la producción y la capacidad de rastrear inventario en el piso del almacén.

"Como fabricante de alimentos y bebidas, tenemos algunas características únicas, específicamente en el lado de las proteínas con la capacidad de fabricar productos", señala Patton, al comentar sobre el primario crudo que debe cortarse en porciones de tamaño específico, con subproductos y desechos que necesitan ser contabilizados también.

Mientras Ruprecht buscaba el sistema ERP adecuado para sus operaciones, no quería "comprar un Ferrari y conducirlo como un Chevy", dice Patton. "Queríamos asegurarnos de que realmente pudiéramos sacarle el valor". Por encima de todo, quería alejarse de la sensación de que el negocio los estaba administrando a ellos en lugar de que ellos administraran el negocio.

Explica cómo el modelo de fabricación a pedido de la empresa tendía a funcionar: “Nos revolvíamos por aquí e intentábamos hacer lo que teníamos que hacer, y tendríamos mucho éxito, pero realmente no entendíamos el contenido de la mano de obra. Y en la medida en que realmente pudimos, no entendimos qué significaba ese costo para nuestro negocio”, dice. “Lo mismo sucedió con la capacidad de medir cosas como la utilización de la mano de obra. Si tengo una compilación estándar y dice que debería llevarme dos horas fabricar este producto, si me tomara tres, nunca lo sabría". Patton podría calcular los márgenes en un nivel significativo solo al final del mes, agrega, faltando información durante todo el mes sobre el rendimiento de varios productos.

Alinear operaciones y finanzas

En el transcurso del viaje para mejorar la información financiera en particular, Patton implementó un sistema ERP integrado creado para la fabricación de alimentos y creó un lago de datos basado en la nube. Ahora está en el proceso de implementar un sistema para monitorear el movimiento de la materia prima a medida que avanza en la instalación para identificar los desechos y mejorar la eficiencia.

Ruprecht también necesitaba un conjunto sólido de interfaces de programación de aplicaciones (API) para que pudiera integrarse fácilmente con otros sistemas. Syspro brinda a Ruprecht las capacidades de las que anteriormente carecía, como la programación de la producción, la visibilidad total del inventario y el cálculo de costos estándar de fabricación. Estas capacidades por sí solas ya le han ahorrado a Ruprecht más de $ 1 millón de dólares al año.

Patton dice que la plataforma Syspro es la mejor de su clase debido a su enfoque de capa API. Syspro reconoce que es posible que no tenga todas las respuestas sobre la funcionalidad avanzada, dice, por lo que proporciona la capacidad para que Ruprecht desarrolle algunas funciones internamente o recurra a un proveedor externo para integrar algunas funcionalidades.

Mike Wojtowicz, director de operaciones de Ruprecht, habla de la desconexión que experimentó en el pasado entre operaciones y finanzas porque las iniciativas de control del piso de producción no estaban alineadas con otros sistemas y los sistemas ERP de código cerrado no permitían una mejor integración. “Lograríamos lo que sería un día récord con una eficiencia del 80%; todos chocamos los cinco y todos están haciendo un buen trabajo, y las finanzas son como, 'Sí, perdiste $ 1.000 en variación laboral', 'Bueno, ¿cómo pasó?'”, dice. "Hay una desconexión. No podemos chocar los cinco en el piso porque un módulo dice que lo estamos haciendo muy bien, y las finanzas dicen, "No tan bien". Porque al final del día, el único cuadro de mando que importa es el cuadro de mando financiero. Pero cuando se ha desconectado sistemas, es muy, muy difícil o casi imposible unirlos".

Con Syspro, los equipos de Ruprecht están viendo todo unido, dice Wojtowicz. "Así que ahora, si es un estándar, y esos estándares alimentan la lista de materiales y alimentan las eficiencias, entonces si chocamos los cinco, las finanzas deberían estar ahí con nosotros chocando los cinco, o viceversa", dice.

El cambio en el sistema ERP irá directamente al fondo. “Mike tiene un objetivo de $ 1,5 millones en la mano de obra este año, y no habría llegado allí, no podría haberlo logrado, sin comprender cuáles son los estándares, dónde debo buscar, qué tecnologías ¿Traemos ese tipo de cosas?”, dice Patton. “Ni siquiera hemos arañado la superficie todavía en el lado de la programación. Y ahí es realmente donde veremos algunos beneficios porque será un aporte directo a cómo él produce semana a semana. Vamos a ser un poco más inteligentes para comprender cuál es nuestra capacidad y cómo programamos para tomar algunas decisiones significativas desde una perspectiva de compra, desde una perspectiva de contenido laboral, etc."

Conversaciones con clientes

Los productos sous vide que ofrece Ruprecht permiten a los restaurantes y otras instituciones dedicar 20 minutos a cocinar, o incluso tan solo 10 minutos, en lugar de dos o tres horas. Esta se ha convertido en una propuesta muy atractiva para los clientes de Ruprecht, acelerada aún más por la pandemia de COVID-19. "Estamos viendo un aumento de la demanda de nuestros productos, solo teniendo en cuenta cómo está cambiando la industria y cómo está cambiando el sentimiento del consumidor, y cómo están cambiando las operaciones de los restaurantes", dice Patton. "La velocidad con la que se nos pide que hagamos negocios nunca habría sido compatible con el sistema que teníamos anteriormente".

El sistema ERP de Syspro también permite al procesador de alimentos comenzar a hacer las preguntas correctas sobre precios y costos. La capacidad de cocción y la capacidad térmica son cuellos de botella, por ejemplo, por lo que es necesario que estos elementos se incluyan en un análisis más inteligente. “¿Deberíamos usar eso como una asignación de gastos generales? ¿Deberíamos usar eso como un factor determinante de cómo se fija el precio de este producto?" Patton reflexiona. “Realmente no veíamos los productos de manera diferente, no entendíamos las diferencias de fabricación inherentes que existen para un producto determinado. Entonces, ¿un producto de costilla corta de cuatro huesos es igual a un pastel de carne? Bueno, ese no es el caso porque una costilla corta de cuatro huesos toma más tiempo para producirse; tienes que cortarla, es un producto con hueso, lo que significa que también debe cocinarse más tiempo. Entonces, si estoy invirtiendo más tiempo en el horno, ¿por qué no estoy cobrando una prima por ese producto, dada la cantidad de gastos generales que tiene que consumir? "

Un sistema ERP centrado en alimentos comprende este tipo de dinámicas y cambia la conversación con el cliente. "Nos ha permitido comprender nuestros márgenes de una manera que antes no podíamos", dice Patton. "Porque ahora podemos asignar un valor más representativo de lo que ese producto lleva a la fabricación y debería y podría dominar en el mercado".

Más para ganar

Con un lago de datos basado en la nube para todos los  que producen las operaciones de Ruprecht, el procesador continuará obteniendo más de esos datos a medida que pase el tiempo. Esta base ha habilitado aplicaciones más avanzadas que se están implementando, como el seguimiento de la materia prima en toda la instalación y la inteligencia artificial que analiza datos internos y externos para pronosticar el precio de la carne con precisión.

Patton tiene planes para llevar a Ruprecht más lejos en el viaje de la transformación digital, pero sabe que el sistema Syspro ERP le da la base que necesita para seguir adelante. “No estamos donde queremos estar y debemos estar desde una perspectiva de costos basados ​​en actividades”, dice. "Pero en algún momento en un futuro no muy lejano, ahora al menos tenemos las herramientas para comenzar a hacer algunas de esas preguntas".

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