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Razones por las que a su nuevo proyecto podría no irle bien

Puedo decirle por qué y ayudarle. No es demasiado tarde para darle claridad y orden a su próxima solicitud de propuesta de equipo, RFP, por su sigla en inglés.

Matthew Grashel
Matthew Grashel, L√≠der de categor√≠a, Compras globales, de compa√Ī√≠a global de nutrici√≥n / atenci√≥n m√©dica

Consejos clave para la solicitud de propuesta de equipo, para una exitosa selecci√≥n y adquisici√≥n de la pr√≥xima m√°quina para su planta.

He visto muchos proyectos debido a mi funci√≥n en compras, pero compro solo equipo de producci√≥n, y me involucro antes de que elaboremos la solicitud de propuesta (Request For Proposal, RFP). Por cada equipo que compre uno de mis ingenieros, yo superviso entre 10 y 20.

A través de las experiencias (y a veces de experiencias difíciles), surgen patrones. Y a partir de patrones podemos desarrollar mejores prácticas para evitar problemas. Usted hace lo mismo en su línea de producción hoy. Cuanto más tiempo pase en la línea, más comprenderá los límites de aquella máquina, cuándo esa pieza desgastada va a fallar, el punto óptimo en los ajustes, o cuándo la humedad en la planta va a causar suficiente deformación del corrugado como para que se atasque la empacadora de cajas o encajadora.

Mi trabajo es evitar las siguientes situaciones:

‚ÄĘ Cuando le ha dicho al ofertante del equipo demasiado poco o demasiado, o simplemente lo est√° confundiendo.

‚ÄĘ Cuando el ofertante no haya cumplido con su irracional fecha l√≠mite, independientemente de lo que haya prometido el vendedor.

‚ÄĘ Cuando los proveedores inflan sus precios porque les preocupa que trabajar con usted no vaya a ir bien.

‚ÄĘ Cuando los vendedores est√°n felices de recibir el pedido porque ven cambios en las √≥rdenes escritas en √©l.

La claridad es la clave ‚Äďclaridad dentro de su organizaci√≥n y luego con su proveedor. Sus proveedores necesitan claridad, para que puedan hacer bien su trabajo. Adem√°s, la claridad los pone a gusto.

Cada proveedor ha vivido proyectos con clientes dif√≠ciles. Incluso durante la fase de solicitud de propuesta, RFP, se preocupan por el final del proyecto. ¬ŅCu√°ndo se les pagar√°? ¬ŅAlguien en su f√°brica exigir√° de repente otra caracter√≠stica o indicador clave de rendimiento? ¬ŅObtendr√° muestras a tiempo para depurar el sistema antes de la prueba de aceptaci√≥n de f√°brica (FAT, por su sigla en ingl√©s)?

Cómo tener éxito con su solicitud de propuesta de equiposLa claridad es clave en un proceso exitoso de solicitud de propuesta de equipos.

Esa claridad en la etapa de la fase de solicitud de propuesta, RFP, que le da al oferente la sensaci√≥n de que usted est√° actuando con coherencia.

OpX Leadership Network, una parte de la plataforma de Servicios de la Industria de la Asociaci√≥n de Tecnolog√≠as de Empaque y Procesamiento, PMMI, tiene una colecci√≥n creciente de herramientas que ahora incluye un m√≥dulo de Solicitud de Propuesta. Este constituye un gran recurso para organizar sus pensamientos y refrescar tu memoria.

Al desarrollar su proyecto utilizando esta herramienta RFP de OpX Leadership Network, existen algunas cosas que debe tener en cuenta. Veamos‚Ķ

Decida lo que quiere

Consulte a las partes interesadas en toda la empresa, incluidos los operarios y mec√°nicos. El liderazgo de la planta y de la empresa debe saber hacia d√≥nde se dirige el mercado en tres a√Īos. Tal vez el equipo que est√° comprando puede acomodar eso tambi√©n. Los departamentos de Aseguramiento de Calidad y de Seguridad tambi√©n tienen opiniones. Luego, elimine las necesidades de los deseos de controlar los costos. (Opx Leadership Network tambi√©n ha desarrollado un m√≥dulo de Costo Total de Propiedad).

Especifique qué resultados desea (por ejemplo, botellas en una caja), pero no les diga a los oferentes cómo deben hacerlo el equipo. Eso sofoca la innovación, y todos los proveedores ofertarán equipos idénticos. Los proveedores son los expertos. Déjelos a ellos proponer la solución técnica.

Comunique lo que quiere

El mayor riesgo aquí es que estamos acostumbrados a cómo nuestra empresa hace negocios, ejecuta proyectos, administra una fábrica, lo que es imprescindible y en qué somos flexibles. Pero los otros clientes de sus oferentes tienen diferentes requisitos y procedimientos. No espere a que los oferentes comprendan sus matices no escritos. Sea claro. Comience en la casilla uno, y luego elabore los detalles.

Defina los t√©rminos que todos usamos de manera diferente, como FAT, puesta en servicio y aceptaci√≥n final. (Opx Leadership Network tambi√©n ha desarrollado un m√≥dulo FAT).

Someta los documentos a revisión por sus pares antes de que se emitan a los oferentes. Todos somos humanos y podemos cometer errores en la claridad de los documentos.

D√©le a los oferentes el tiempo adecuado para enviarle las propuestas. Cada equipo de proyecto subestima esto. S√© que su jefe sigue preguntando: "¬ŅHan llegado las ofertas?". Me gustar√≠a que todos pudieran trabajar en un departamento de cotizaciones o estimaciones durante un mes. Ellos deben protegerse a s√≠ mismos leyendo la pila de especificaciones que usted les dio.

Eval√ļe lo que le ofrecieron

Otra √°rea que a menudo se subestima es el tiempo que le tomar√° a su equipo seleccionar al proveedor. S√© que su jefe sigue preguntando: "¬ŅYa ordenaron?" No ser√° simplemente abrir las propuestas, elegir una y hacer el pedido. Ir√° de un lado a otro con preguntas, aclaraciones y propuestas revisadas. Pregunte a cada oferente si el equipo ofrecido cumple con sus especificaciones. A veces los proveedores solo le ofrecen algo en el campo de juego.

Prepare la orden

Ha elegido a un proveedor y todos est√°n entusiasmados. Pero esos documentos de especificaciones en el RFP est√°n viejos. Si√©ntese y capture todo lo que cambi√≥ a trav√©s de ap√©ndices, correos electr√≥nicos y conversaciones. Actualice los documentos seg√ļn corresponda, antes de que se adjunten al pedido.

Configure su proyecto para el √©xito con la herramienta RFP de OpX Leadership Network en https://bit.ly/2Q9znL9. Nos veremos en los pasillos del pr√≥ximo programa de PMMI.

Para mayor informaci√≥n sobre OpX Leadership Network‚Äôs solutions, visite www.opxleadershipnetwork.org.