Los informes claros y fáciles de seguir son parte integral de cada negocio como una forma de demostrar la calidad del producto. También para revisar los procesos para mejorar o solucionar los problemas a medida que surgen. Para que un informe sea útil, debe contener tres componentes.
Lograr que el informe sea identificable de manera única
El informe necesita algún tipo de convención o nomenclatura para comprender fácilmente lo que contendrá y el contexto de los datos. Debe haber una forma de extraer cada informe, al mismo tiempo que se debe saber qué informe se generará. Debe tener establecida la hora de inicio y finalización de los datos (ya sea un período de tiempo establecido, como un informe semanal, o un tiempo definido por el fabricante, como un informe por lotes), al que se debe hacer referencia en el nombre del informe para dar contexto.
Una forma típica de lograr esto es permitir que se seleccione un tipo de informe (informe de alarma semanal, informe de lotes, etc.) y luego permitir que la instancia del informe se seleccione de la lista de opciones posibles. Los informes no deben generarse de manera que eliminen este contexto, como un informe ad hoc, o un informe genérico utilizado para todas las instancias.
Un informe debe contener datos útiles que serán utilizados
Con demasiada frecuencia, los informes se atascan con datos inútiles en un esfuerzo por informar de todo, eclipsando los datos útiles y críticos. Un ejemplo recurrente es la dependencia de las tendencias de datos dentro de los informes en lugar de usar datos agregados y excepciones. Si bien estas tendencias pueden parecer agradables y ser más típicas de lo que el lector está acostumbrado a ver, las tendencias tienden a enmascarar los datos y los sacan de contexto porque están abiertos a la interpretación del lector en lugar del informe que cuenta una historia de lo que sucedió.
Debido a que solo existe un cierto número de píxeles en una página, una tendencia no puede mostrar todos los puntos de datos, y la mayoría de las tendencias interpolarán los puntos de datos dentro de lo que se puede mostrar. Este enmascaramiento podría ser práctico para eliminar los valores atípicos intrascendentes, pero tampoco nadie reflexiona sobre los datos que podrían pasarse por alto o ignorarse debido a esta limitación.
El uso de agregados de datos (válvulas máx./min, desviaciones estándar, promedios, etc.), así como las excepciones (condiciones de advertencia / alarma de desviación) creará una mejor imagen del proceso y si se mantuvo dentro de las especificaciones. Esto normalmente se conoce como informe por excepción. Permite un informe mucho más condensado que aún tiene información útil y es más fácil de contextualizar dentro del proceso.
Hacer el informe inmutable
Si desea ver un informe en dos momentos diferentes, el debe contener los mismos datos cada vez. De manera similar, si dos personas van a revisar el mismo informe, debe contener la misma información para ambos.
Esto se puede lograr de varias maneras. Un método común, aunque menos eficiente, que se usa con frecuencia, es generar el informe y luego imprimirlo, firmarlo y almacenarlo, o guardarlo como un PDF que se almacena electrónicamente en un repositorio compartido. Esto permite que exista un registro maestro. Un método más fácil de usar sería permitir la selección del informe basándose únicamente en el identificador único, lo que generaría el informe y no permitiría ninguna modificación del informe a partir de ese punto.
A menudo, verá una aplicación de informes que le permite al usuario seleccionar un informe, que establecerá la hora de inicio y finalización de los datos. Una vez que se genera el informe, se pueden manipular los tiempos de inicio y finalización. Aunque esto permite una mayor flexibilidad para que el usuario final vea los datos, permite que dos informes con el mismo nombre muestren diferentes marcos de tiempo y, por lo tanto, datos diferentes. No se debe permitir que los informes sean ad hoc, lo que permite que el usuario final manipule los datos o los marcos de tiempo para que se ajusten a sus necesidades personalizadas individuales fuera del contexto del informe. El informe debe permanecer como el informe solo, y otras consultas de datos generales deben tratarse por separado para mantener la integridad de los datos.
Al prestar atención a estos tres componentes críticos, estará en el camino de crear informes significativos y compatibles para su proceso y equipo.
Acerca del autor: Dan Krohnemann es ingeniero principal de Panacea Technologies, miembro certificado de la Asociación de Integradores de Sistemas de Control (CSIA). Para obtener más información sobre Panacea, visite su perfil en la Industrial Automation Exchange.
