Actualización de su ERP permite modelo directo-al-consumidor para Avery

El último sistema de planificación de recursos empresariales basado en la nube de QAD ha ayudado a Avery a integrar mejor sus operaciones para proporcionar la flexibilidad necesaria para apartarse de su modelo tradicional de palés de cajas grandes.

El primer día de lanzamiento con el sistema ERP actualizado en el sitio de fabricación de Avery en Northampton, Reino Unido.
El primer día de lanzamiento con el sistema ERP actualizado en el sitio de fabricación de Avery en Northampton, Reino Unido.

El efecto Amazon, en el que los consumidores esperan poder obtener exactamente lo que quieren, cómo lo quieren, cuándo y dónde lo quieren, está afectando todos los alcances de los negocios y la fabricación. Las operaciones de Avery en el Reino Unido, Francia y Benelux, donde la compañía fabrica principalmente etiquetas autoadhesivas, han visto cambiar su negocio de vender principalmente a mayoristas a enviar y vender más directamente a los consumidores.

Esto ha significado grandes cambios con respecto a los envíos tradicionales basados ​​en palés de Avery. La empresa de etiquetado ya no vende solo grandes paquetes múltiples a mayoristas, que a su vez venden a distribuidores, que luego venden a los consumidores; cada vez más, Avery envía directamente al cliente. Es un cambio que fue una tensión fundamental en su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) existente. Aunque la compañía estaba generalmente contenta con el antiguo sistema que tenía, el año pasado decidieron que era hora de hablar con QAD sobre una actualización.

“Fue extraordinariamente resiliente. Pero se instaló en 2001, tenía una gran personalización, no había muchas actualizaciones, y las personalizaciones que teníamos no nos permitieron hacer la transición de ese modelo de palé de caja grande a mayoristas externos y papeleros por contrato", dice Sean Flanagan, director de operaciones para las operaciones de Avery en el Reino Unido y Francia. "Cuanto más queríamos entregar directamente al distribuidor o al consumidor, más nos estaba fallando el sistema".

 Avery despacha su primer envío después de completar el proceso de selección con las nuevas capacidades QAD.Avery despacha su primer envío después de completar el proceso de selección con las nuevas capacidades QAD.Uno de los mayores problemas que causó la gran personalización del sistema ERP anterior fue que el sistema había sido diseñado para elegir cantidades individuales, los paquetes externos que generalmente van a los mayoristas. "En nuestro negocio de fundaciones, que todavía es importante para nosotros, por cierto, podríamos hacer cinco o 10 cajas de etiquetas, y luego las empacaríamos en una caja externa. Esa caja externa se vendería a un mayorista o un agente de ventas por contrato, y luego ese mayorista desglosaría la caja y la vendería a los distribuidores en paquetes más pequeños”, explica Flanagan. Sin embargo, el nuevo modelo de negocio de Avery debía ser mucho más dinámico en la forma en que opera el envío y la logística. "Queríamos poder enviar en paquetes individuales y múltiples paquetes, y fue difícil lograr que nuestro sistema anterior hiciera eso".

Vinculación de sistemas dispares

El ERP anterior de Avery vinculado a una serie de otros sistemas dentro de la empresa. El paquete financiero estaba completamente separado, lo que creó problemas, dice Flanagan. Un modelo de planificación separado también creó problemas con continuidad en toda la empresa. "Toda la planificación de las operaciones se realizó a través de un modelo de planificación de Excel que no tenía interacción con la disponibilidad de stock y materiales y la disponibilidad de productos terminados", explica.

QAD Adaptive ERP, basado en la nube, pudo reunir todos estos sistemas dispares para ayudar a Avery a obtener una mejor visibilidad en todas sus operaciones. Diseñado específicamente para la fabricación, admite procesos empresariales específicos de la industria y opciones de implementación flexibles. Alejó a Avery de las hojas de cálculo que los empleados no entendían bien para procesar mapas con capacitación integrada en el sistema, dice Peter Jones, consultor comercial de QAD que ha estado trabajando con Avery en el Reino Unido, Australia y Europa continental durante aproximadamente ocho años. "Cualquier pequeño ajuste se puede hacer con bastante facilidad y está integrado en esos mapas de proceso", agrega. “Los registros de entrenamiento están integrados en él. Se incorporan declaraciones de trabajo en los procedimientos. Esto ayuda con la implementación y la capacitación de las personas ".

La gran victoria desde la perspectiva de Flanagan fue la capacidad de usar sistemas de planificación a través de QAD. "Eso cambió nuestro mundo porque nuestro planificador ahora tiene una visibilidad total de las materias primas y un enlace a las materias primas y también a los productos terminados", dice. “Teníamos un planificador que pasaba casi ocho horas al día haciendo este trabajo. Ahora nuestro planificador pasa solo dos horas al día planificando y luego está haciendo mucho más trabajo estratégico durante el resto del día. Realmente ha sido un gran cambio para nosotros".

Sean Flanagan, director de operaciones de Avery en el Reino Unido y Francia.Sean Flanagan, director de operaciones de Avery en el Reino Unido y Francia.Con las horas libres, el planificador de Avery ha podido pasar más tiempo optimizando la capacidad de producción, agregando diferentes equipos a la planta que hubieran sido difíciles de hacer con el antiguo modelo Excel. "El mundo para nosotros se ha vuelto mucho más dinámico", dice Flanagan. "Estamos agregando nuevos equipos cada dos meses ahora. Eso era increíblemente difícil de incluir en nuestro antiguo sistema de planificación. Y ahora podemos hacerlo".

El modelo ERP anterior también dependía mucho de un tercero. “Eso nos dolió bastante. Si queríamos agregar clientes, dependíamos completamente de algo externo; un enlace con otros sistemas ", dice Flanagan. "La belleza de lo que tenemos ahora es que hemos eliminado una serie de sistemas alternativos, en papel o sistemas basados ​​en Excel, ya sea etiquetado, planificación, envío. Más o menos, todo eso ha estado bajo el paraguas de QAD, que incluye finanzas ... Ahora todos estamos en QAD y eso enlaza a lo largo de todo el proceso, donde el producto de soluciones automatizadas de almacén habla directamente con las finanzas en lugar de pasar por interfaces que nosotros debíamos configurar manualmente".

Beneficios (y temor) alrededor de la nube

Flanagan no se considera pionero de ninguna manera, y era muy reacio a llevar el sistema ERP de Avery a la nube. "Estaba 100% en contra", dice. “Realmente tenía serias dudas sobre la conectividad, sobre la propiedad. Nuestro antiguo sistema, a pesar de sus restricciones, era robusto y nos sirvió bien”.

No obstante, Avery ha estado haciendo su movimiento de ERP a la nube lentamente, dice Flanagan, evitando cualquier personalización intrusiva, pero está contento con lo que ha visto hasta ahora. La confiabilidad ha sido un gran beneficio, dice, pero espera mayores beneficios a medida que se expanden aún más en las capacidades de la nube. "Creo que los beneficios a largo plazo de la nube aún están por llegar para nosotros", dice. "A medida que hablamos de actualizaciones y cambios, deberían ser mucho más simples de lo que hubieran sido si hubiéramos estado en las instalaciones".

Una de las razones por las que Avery decidió mudarse al nuevo sistema ERP se debió a un problema que puede sonar familiar a los fabricantes en todas las industrias: una fuerza laboral en retiro y dificultades para encontrar trabajadores calificados. "Teníamos una persona con sede en París que deseaba retirarse, y solo la buena voluntad lo mantuvo en la compañía", describe Flanagan. “Solía ​​hacer todas nuestras personalizaciones, todas nuestras configuraciones. Éramos muy dependientes de una persona".

No solo ha desaparecido esa situación, sino que la región ha reducido su soporte de sistema del equipo de cinco que tenía hace cuatro años a solo un equipo de uno dedicado al sistema. "Lo que ha sido de gran ayuda para nosotros es que los propietarios de los procesos se han convertido en expertos en sistemas", dice Flanagan, explicando que los diversos gerentes de producción, comercio electrónico, etc., han podido adquirir una gran habilidad en el uso del sistema QAD. "Hemos transferido lo que era una experiencia en sistemas externos en gran medida al equipo operativo".

Poner ERP en la nube hace que sea más fácil de implementar, escalar y proteger. "Les mostramos que la nube significaba que les quitaba la necesidad de tener personas empleadas a tiempo completo", dice Jones. Para una empresa como Avery con un departamento de TI limitado, puede ser difícil administrar la creciente complejidad y funcionalidad del sistema ERP actual. Ahora, con el ERP de Avery en la nube, "QAD está ofreciendo soporte de back-office, monitoreando el rendimiento, haciendo revisiones, actualizaciones. QAD se encarga de todo".

Esto ahorra la inversión que Avery requiere para el personal de TI, pero también ahorra el capital necesario para invertir en otros activos, señala Acyr Borges, vicepresidente de empaque de QAD, al comentar sobre la escalabilidad de ERP en la nube, así como la agilidad para realizar cambios

Avanzando

El sistema basado en la nube también le da a Avery la "agilidad y rapidez de la base" que necesita para avanzar, dice Flanagan, y señala los planes del fabricante para crecer y evolucionar su sistema ERP para proporcionar aún más capacidades. "No sabes lo que no sabes hasta que está frente a ti. Pero lo que creo que tenemos ahora es una solución con la que estamos creciendo en confianza y que nos permitirá poder controlar nuestros suministros, nuestro almacenamiento de materias primas, nuestra planificación, el almacenamiento y los envíos de productos terminados –y nos permite ser flexibles en el nuevo mundo de consumo ".

QAD ha estado en conversaciones continuas con Avery sobre sus próximas etapas de actualizaciones. El nuevo sistema y su base en la nube facilitarán esos cambios. "Ahora son pequeños cambios incrementales en lugar de un gran cambio", dice Jones. "Ahora nos ocupamos de esos cambios y podemos hacerlos de manera incremental".        

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